Lees het onderstaande goed door voor je het aanmeldformulier invult.
Leeftijd
Er zijn projecten voor verschillende leeftijdscategorieën. Je kunt je ook aanmelden als:
je tijdens het project jonger bent, maar wel voor 1 oktober 2010 de aangegeven leeftijd bereikt;
je tijdens het project ouder bent, maar op 1 oktober 2009 nog wel de aangegeven leeftijd had.
Aanmelden: individueel of als groep
Je kunt je zowel individueel als met een plaatselijke groep aanmelden. Per plaatselijke groep kunnen maximaal 12 deelnemers naar één project. Een plaatselijke groep kan uit meer dan 12 deelnemers bestaan, maar dan nemen zij niet allemaal deel aan hetzelfde project. Stafleden kunnen niet vanzelfsprekend met hun groep mee. Zie voor de aanmeldprocedure van stafleden worldservants.nl/vacatures.
Voorbereidingsdagen
World Servants organiseert voor elk project voorbereidingsdagen. Deelname aan deze dagen is verplicht. Bekijk voor de data de agenda.
Aanmelding
Je kunt je aanmelden met het aanmeldingsformulier in de brochure of via de website. Als er op 21 september 2009 te veel aanmeldingen voor een project zijn, wordt er geloot. Voor de najaarsprojecten geldt de datum van 9 november. Plaatselijke groepen niet groter dan 12 personen mogen bij loting in zijn geheel mee naar een project. Wanneer een project vol is op of na 22 september kun je, op jouw verzoek, op een wachtlijst worden gezet.
Na aanmelding ontvang je een deelnemersinformatieboekje en een vragenlijst. De vragenlijst dien je binnen twee weken terug te sturen. Tegelijk met het terugsturen van de vragenlijst maak je het inschrijfgeld (het eerste deel van de deelnemersbijdrage) van € 200,- naar World Servants over. Na goedkeuring van de vragenlijst en ontvangst van het inschrijfgeld is de aanmelding definitief. Je hebt de mogelijkheid om je binnen twee weken na dagtekening van de vragenlijst kosteloos af te melden. Voor de zomerprojecten sluit de inschrijvingstermijn op 2 mei 2010, bij de overige projecten is dat de laatste trainingsdag voor het project.
Acceptatie en uitsluiting van deelname
World Servants kan besluiten iemand niet te accepteren voor deelname aan een project. World Servants behoudt zich tevens het recht voor om iemand van verdere deelname uit te sluiten bij het niet nakomen van de voorwaarden. De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld. Tegen niet-acceptatie en uitsluiting van deelname kan uitsluitend schriftelijk bezwaar gemaakt worden gericht aan de directeur van World Servants. Dit bezwaar moet binnen twee weken na dagtekening van de beslissing van World Servants worden verzonden.
Deelnemersbijdrage
De hoogte van de deelnemersbijdrage staat vermeld op deze pagina. Op deze pagina kun je ook lezen welke kosten hierbij inbegrepen zijn. De projectkosten kunnen stijgen door onder andere hogere brandstofprijzen, hogere vliegprijzen, hogere luchthavenbelastingen en duurdere valuta; het is mogelijk dat deze kostenstijgingen doorberekend worden aan de deelnemers.
De deelnemersbijdrage dient volgens het betalingsschema, vermeld in het deelnemersinformatieboekje en op de website, te worden voldaan. Is de deelnemersbijdrage 6 weken voor aanvang van het project niet volledig voldaan, dan kun je van deelname worden uitgesloten zonder teruggave van het reeds overgemaakte geld, terwijl de vordering blijft bestaan.
Annuleringsverzekering zelf afsluiten
Voor de deelnemers is géén annuleringsverzekering afgesloten. Als je dit toch wilt, kun je daarvoor terecht bij diverse verzekeringsmaatschappijen. Let op: Een annuleringsverzekering moet meteen na de acceptatie van deelname aan een project afgesloten worden en dekt alleen de reis- en verblijfskosten. Alle andere kosten zijn niet gedekt door een annuleringsverzekering.
Afmelden
Afmelding voor een project moet schriftelijk gebeuren, bij voorkeur met redenen omkleed. World Servants brengt in ieder geval € 200,- inschrijfgeld in rekening, tenzij je je binnen twee weken na dagtekening van de vragenlijst weer afmeldt. Bij annulering tot 6 weken voor vertrek ontvang je van World Servants een overzicht van gemaakte kosten. Als blijkt dat deze lager zijn dan de reeds betaalde deelnemersbijdragen heb je recht op teruggaaf van het verschil. Let wel: er kan nooit meer terugbetaald worden dan het door de deelnemer of zijn/haar ouders/verzorgers zelf bijgedragen deel; de sponsorgelden komen ten goede aan het project. Bij afmelding vanaf 6 weken voor vertrek ben je de volledige deelnemersbijdrage verschuldigd.
Niet doorgaan of wijzigen van een project
World Servants behoudt zich het recht voor om een project te annuleren als er onvoldoende deelnemers zijn, als er onvoldoende geschikte projectleiding is of als het bouwproject door onvoorziene omstandigheden niet uitvoerbaar is. Wanneer een project niet doorgaat, word je hiervan op de hoogte gebracht. World Servants probeert je dan - uiteraard in overleg - bij een ander project onder te brengen. Als dat niet lukt zal, na aftrek van de gemaakte kosten en het sponsorgeld, de eigen bijdrage worden teruggestort. World Servants behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de locatie, het te bouwen object, de reisroute, de wijze van transport, het programma en de accommodatie. De deelnemers worden zo snel mogelijk bij het ontstaan van essentiële wijzigingen op de hoogte gebracht. Wanneer door een onvoorziene oorzaak, zoals extreme weersomstandigheden, staking, faillissement, kidnapping, oorlog, terreurdreiging e.d., de voortgang van een project in gevaar komt, zal World Servants er alles aan doen om deelnemers bij een ander project onder te brengen. Wanneer dit niet lukt zal, na aftrek van de gemaakte kosten en het sponsorgeld, de eigen bijdrage worden teruggestort.
Eet- en andere gewoonten
Tijdens een World Servants-project zul je je moeten aanpassen aan het land en de cultuur waar je te gast bent. Hiervoor gelden regels, zoals niet roken, geen alcoholconsumptie, aangepaste kleding en aangepast gedrag/taalgebruik. De maaltijden zijn zoveel mogelijk afgestemd op de behoeften en wensen van de deelnemers, maar de mogelijkheden zijn door de lokale situatie meestal beperkt. Van de deelnemers wordt verwacht zich daarin te schikken. Het is niet mogelijk rekening te houden met diëten en vegetarische eetgewoonten.
Gezondheid
De projecten van World Servants vinden plaats onder primitieve omstandigheden. Voor alle projecten is dan ook een goede lichamelijke en geestelijke gezondheid vereist. Realiseer je dat het sanitair, de hygiëne en de gezondheidszorg minder zijn dan wat je in Nederland gewend bent. Een ziekenhuis kan zich op enkele uren afstand van de accommodatie bevinden. Het is verplicht om bijzonderheden over jouw lichamelijke en/of geestelijke gezondheid te vermelden op de vragenlijst. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld.
Aansprakelijkheid deelnemer
Wanneer een deelnemer door onaangepast gedrag en/of het overtreden van de regels het verloop van het project verstoort, kan door World Servants worden besloten de deelnemer van verdere deelname aan het project uit te sluiten. In dat geval wordt de deelnemer vervroegd naar huis gestuurd. De deelnemer is aansprakelijk voor alle directe en indirecte kosten die hieruit voortvloeien.
Elke deelnemer mag een vooraf vastgesteld maximum aantal kilo’s bagage meenemen. Overschrijding van het aantal kilo’s is niet toegestaan.
Vertrek- en aankomstdatum onder voorbehoud
De data van vertrek en aankomst kunnen door World Servants niet exact vastgesteld worden, omdat de luchtvaartmaatschappijen de vliegschema’s tot kort voor aanvang van het project nog kunnen wijzigen. Houd daarom rekening met enkele dagen speling in je vakantieplanning voor vertrek en na terugkomst. World Servants streeft er naar om de vertrek- en aankomstdata niet op zondag te laten vallen.
Aftrekbaarheid giften
Voor sponsors die voor jouw deelname een gift overmaken aan World Servants, onder vermelding van jouw volledige naam en projectcode, kan de gift fiscaal aftrekbaar zijn.
Klachten
World Servants stelt alles in het werk om de projecten zo goed mogelijk te laten verlopen. Het is desondanks mogelijk dat er aan sommige verwachtingen niet wordt voldaan. Dit kan de deelnemer op het moment van constatering bij de hoofdleider melden. Als direct bespreken van de ontstane situatie niet mogelijk is of als de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, dan kan deze uiterlijk twee maanden na afloop van het project schriftelijk en gemotiveerd worden verzonden aan de directeur van World Servants. World Servants neemt daarop contact op met de deelnemer voor afhandeling van de klacht.
Algemeen voorbehoud
World Servants is niet aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal, letsel of ongeval, berokkend aan deelnemers en hun goederen, ongeacht door welke oorzaak dit zou ontstaan. Wanneer door een onvoorziene oorzaak, zoals extreme weersomstandigheden, staking, kidnapping, oorlog e.d., schade ontstaat aan personen of goederen in welke vorm dan ook, kan World Servants hiervoor in geen enkel opzicht aansprakelijk worden gesteld.
Persoonsgegevens
World Servants gebruikt de door jou ingevulde gegevens uitsluitend ten behoeve van jouw projectdeelname. Door je aan te melden als deelnemer krijg je automatisch het informatieblad Worldserver vier keer per jaar thuis gestuurd. Hiermeeword je op de hoogte gehouden van de activiteiten van de organisatie.
