Algemene voorwaarden

Aanmelden

Aanmelden kan alleen persoonlijk via worldservants.nl/aanmelden. Let op: aanmelden voor een World Servants-project is eenvoudig, maar na veertien dagen niet meer vrijblijvend! Lees hieronder de voorwaarden rond aan- en afmelding.

Meteen na aanmelding ontvangt de deelnemer een e-mail ter bevestiging. Vervolgens ontvangt de deelnemer een e-mail met inloggegevens voor ‘Mijn WS’ op de website, indien hij/zij hier nog niet over beschikt. In ‘Mijn WS’ kan de  deelnemer de aanbetaling van € 200,- overmaken naar World Servants. Deze dient binnen zeven dagen na aanmelding te zijn overgemaakt. Ook kan de deelnemer in ‘Mijn WS’ de digitale vragenlijst invullen. De deelnemer dient deze vragenlijst binnen veertien dagen na aanmelding ingevuld en ondertekend ingestuurd te hebben. Wanneer de aanbetaling is overgemaakt en screening van de vragenlijst geen bijzonderheden heeft opgeleverd, bevestigt World Servants de deelname definitief. Bij het niet overmaken van de aanbetaling of het niet invullen van de vragenlijst binnen de gestelde termijnen, wordt de aanmelding (na meerdere herinneringen) geannuleerd.

Aanmelden is mogelijk tot het voorbereidingsweekend van jouw project.

Vooraanmelding 2019

Het is vanaf oktober 2017 al mogelijk om je aan te melden voor deelname in 2019. Voor seizoen 2019 geldt tot het Pinksterweekend van 2018 dat het bedrag van de deelnemersbijdrage een inschatting is die nog maximaal 5% hoger of lager kan uitvallen. Tijdens het Pinksterweekend van 2018 worden de projecten en de definitieve deelnemersbijdragen van het nieuwe seizoen bekend gemaakt. Vanaf het moment dat de deelnemer zijn projectkeuze heeft gemaakt gelden de voorwaarden voor 2019.

Annuleren projectdeelname

Na aanmelding kan annulering van projectdeelname uitsluitend persoonlijk via de functie ‘Projectdeelname annuleren’ in ‘Mijn WS’ of via een e-mail aan deelnemers@worldservants.nl. Annulering via een groepslid of groepsleider is dus niet geldig! De datum van ontvangst van de annulering geldt als annuleringsdatum. De annulering is pas vastgesteld wanneer dit door World Servants is bevestigd. Bij annulering binnen twee weken na aanmelding wordt de aanbetaling van € 200,- terug gestort.

Bij annulering tot twee maanden voor vertrek worden de gemaakte kosten in rekening gebracht met een minimum van € 200,-. Let op: als het ticket al is gekocht, kan dit oplopen tot de gehele deelnemersbijdrage!

Als blijkt dat het bedrag dat in rekening wordt gebracht lager is dan de reeds betaalde deelnemersbijdragen door de deelnemer of zijn/haar ouder(s)/verzorger(s), heeft de deelnemer recht op teruggaaf van het verschil. De sponsorgelden komen ten goede aan het project waarvoor is ingeschreven. Onder sponsorgelden wordt verstaan: giften en bijdragen van familie en derden (met uitzondering van ouders/verzorgers) en opbrengsten van sponsoracties. Sponsorgelden worden nooit teruggestort.

Bij annulering vanaf twee maanden voor vertrek is de deelnemer de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.

Bij annulering biedt World Servants de mogelijkheid gebruik te maken van een betalingsregeling. Deelnemers kunnen schriftelijk aangeven of ze hier gebruik van willen maken. Echter binnen een jaar na aanvang van een project zal de volledige schuld aan World Servants moeten zijn voldaan.

Leeftijd

Een deelnemer kan zich aanmelden als hij/zij in het jaar waarin het project plaatsvindt tussen 16 en 30 jaar is. Besloten groepen kunnen ervoor kiezen van deze leeftijdscategorie af te wijken.

Aanmelden als groep

Deelnemers van een actiegroep melden zich persoonlijk aan via worldservants.nl/aanmelden. Bij hun aanmelding vermelden ze de naam van de actiegroep waar ze bij horen. Per actiegroep kunnen maximaal twaalf personen deelnemen aan hetzelfde project. Als een actiegroep uit meer dan twaalf deelnemers bestaat, nemen zij deel aan verschillende projecten of kunnen zij een volledig project adopteren. Zie hiervoor worldservants.nl/groepen. Leiders van een groep kunnen niet vanzelfsprekend met hun actiegroep mee. Kijk voor meer informatie over de leidersfuncties en de aanmeldprocedure voor leiders op worldservants.nl/leiders.  

Plaatsing project

Als er meer aanmeldingen voor een project binnen komen dan er deelnemers geplaatst kunnen worden, geldt het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Wanneer een project is volgeboekt, kan de aanmelder aangeven geplaatst te willen worden op een alternatief project en/of op de reservelijst van het volgeboekte project. Aanmelders uit een actiegroep kunnen individueel op de reservelijst worden geplaatst. Wanneer door deze werkwijze een actiegroep niet in zijn geheel (maximaal twaalf personen) op het project kan worden geplaatst, wordt in overleg met de groep gezocht naar een passende oplossing.

Wisselen van project

Wanneer de wens ontstaat te wisselen van project, kan dit worden doorgegeven via de functie ‘Wisselen van project’ in ‘Mijn WS’ of via een e-mail aan deelnemers@worlservants.nl. Voor het wisselen van project worden € 50,- administratiekosten plus de reeds gemaakte kosten in rekening gebracht. Let op: kosten kunnen hoog zijn omdat tickets soms als vroeg worden geboekt.

Acceptatie en uitsluiting van deelname

World Servants kan besluiten om een deelnemer niet toe te laten tot het project, wanneer er medische redenen zijn waardoor het risico van deelname naar het oordeel van World Servants te groot is. De deelnemer wordt hiervan op de hoogte gebracht.
Ook als de verhouding tussen vrouwelijke en mannelijke deelnemers op een project niet in balans is, kan World Servants om die reden besluiten om een nieuwe aanmelder niet toe te laten tot het project. In dat geval zal in overleg met de aanmelder gekeken worden naar een alternatief project.
World Servants behoudt zich daarnaast het recht voor om iemand van deelname uit te sluiten als hij/zij de voorwaarden niet nakomt. Deze beslissing wordt schriftelijk meegedeeld. Tegen niet-acceptatie of uitsluiting van deelname kan uitsluitend schriftelijk bezwaar gemaakt worden, gericht aan de directeur van World Servants. Dit bezwaar dient te worden verzonden binnen twee weken na dagtekening van de schriftelijke beslissing van World Servants.

Wanneer een deelnemer door ongepast gedrag het verloop van het project verstoort, kan door World Servants worden besloten de deelnemer van verdere deelname aan het project uit te sluiten. In dat geval wordt de deelnemer vervroegd naar huis teruggestuurd. De deelnemer is aansprakelijk voor alle directe en indirecte kosten die hieruit voortvloeien.

Bagage

Elke deelnemer mag alleen een vooraf vastgesteld maximum aantal kilo’s bagage meenemen. Overschrijding van het aantal kilo’s is niet toegestaan. Wanneer dit toch gebeurt, zijn de meerkosten voor rekening van de deelnemer.

Niet doorgaan of wijzigen van een project

World Servants behoudt zich het recht voor om een project te annuleren als er onvoldoende deelnemers zijn, als er onvoldoende projectleiding is, als er geen visum verkregen kan worden of als het bouwproject door onvoorziene omstandigheden niet uitvoerbaar is. World Servants beslist vóór het voorbereidingsweekend of een project voldoende deelnemers heeft om door te gaan. Wanneer een project niet doorgaat, worden deelnemers hiervan op de hoogte gebracht. World Servants biedt dan een alternatief project aan. Mocht een deelnemer besluiten hier geen gebruik van te maken dan zal, na aftrek van de kosten en het sponsorgeld, de eigen bijdrage worden teruggestort. World Servants behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de locatie, het te bouwen object, de reisroute, de wijze van transport, het programma en de accommodatie. De deelnemers worden zo snel mogelijk bij het ontstaan van essentiële wijzigingen op de hoogte gebracht.

Deelnemersbijdrage

Er geldt een basis deelnemersbijdrage voor de projecten, met voor sommige landen daarnaast een visum- en / of tickettoeslag. Deze onderdelen vormen samen de verplichte deelnemersbijdrage en staan vermeld op de projectpagina. Na de aanbetaling dient de rest van de deelnemersbijdrage in drie termijnen te worden voldaan, zoals vermeld op worldservants.nl/betalingstermijnen. Als de deelnemersbijdrage twee maanden voor aanvang van het project niet volledig is voldaan, kan een deelnemer van deelname worden uitgesloten zonder teruggave van het reeds overgemaakte geld, terwijl de vordering blijft bestaan.

De projectkosten kunnen stijgen door onder andere hogere brandstofprijzen, hogere vliegprijzen, hogere luchthavenbelastingen en duurdere valuta. Het is mogelijk dat deze kostenstijgingen doorberekend worden aan de deelnemers.

Challenge – de extra deelnemersbijdrage

Wanneer er meer geld bijeen is gebracht dan de verplichte deelnemersbijdrage, wordt dit geoormerkt als de challenge, zie worldservants.nl/financiën. Wanneer er meer geld bijeen is gebracht dan de verplichte deelnemersbijdrage én de challenge, wordt het extra bedrag besteed ten behoeve van de afronding/afbouw van de projecten. Alleen bedragen die uit eigen middelen of door ouders / verzorgers zijn betaald kunnen worden teruggestort. Eventueel kan dit deel bestemd worden voor een projectdeelname in het daarop volgende jaar. Hiervoor moet uiterlijk vóór 1 december 2018 een verzoek ingediend worden bij de financiële administratie van World Servants, door een mail te sturen naar financien@worldservants.nl.

Gezondheid

De projecten van World Servants vinden plaats onder primitieve omstandigheden. Voor alle projecten is dan ook een goede lichamelijke en geestelijke gezondheid vereist. Het sanitair, de hygiëne en gezondheidszorg zijn kwalitatief minder dan dat we in Nederland gewend zijn. Een ziekenhuis kan zich op enkele uren afstand van de accommodatie bevinden. Het is voor deelnemers verplicht om bijzonderheden over lichamelijke en/of geestelijke gezondheid te vermelden in de digitale vragenlijst. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld. World Servants is op geen enkele manier aansprakelijk als een deelnemer onvoldoende informatie over zijn/haar gezondheid heeft gemeld en dit consequenties blijkt te hebben op het project.

Vertrek- en aankomstdatum onder voorbehoud

De data van vertrek en aankomst kunnen door World Servants niet exact vastgesteld worden, omdat de luchtvaartmaatschappijen de vliegschema’s tot kort voor aanvang van en tijdens het project nog kunnen wijzigen. World Servants vraagt daarom van deelnemers enkele dagen speling te houden in de vakantieplanning voor vertrek en na terugkomst. World Servants streeft er naar om de vertrek- en terugkomdata niet op zondag te laten vallen.

Voorbereidingsweekend /-dagen

World Servants organiseert een voorbereidingsweekend of -dag(en). Deelname is verplicht. Tijdens dit weekend/deze dag(en) worden de deelnemers voorbereid op het project in praktische zin en leren zij hun projectgenoten kennen. Voor de data: zie worldservants.nl/agenda.

Actieplatform

Na aanmelding krijgt iedere deelnemer een persoonlijke webpagina op het actieplatform van World Servants waarop de deelnemer fondsen kan werven voor zijn of haar project. De deelnemer kan de eerste versie van deze pagina aanpassen via mijn.worldservants.nl en daarna op de pagina zelf. Indien de deelnemer bezwaar heeft tegen publiciteit via het actieplatform, kan hij of zij aangeven hier geen toestemming voor de verlenen en zal het actieplatform voor deze deelnemer niet geactiveerd worden. Een deelnemer die geen gebruik maakt van het actieplatform dient zijn of haar deelnemersbijdrage rechtstreeks aan World Servants over te maken en kan geen deel uitmaken van een actiegroep.

Reisverzekering

Voor alle deelnemers wordt door World Servants een collectieve reisverzekering afgesloten. Een samenvatting van de dekking staat op worldservants.nl/verzekering.

Annuleringsverzekering

Voor alle deelnemers wordt door World Servants een collectieve annuleringsverzekering afgesloten. Deze verzekering dekt bij annulering voor aanvang van het project in bijzondere gevallen alleen de gemaakte ticketkosten. Om bij annulering aanspraak te kunnen maken op vergoeding van de rest van de deelnemersbijdrage, dient de deelnemer een eigen (doorlopende) annuleringsverzekering af te sluiten.

Persoonsgegevens

World Servants gebruikt de door de deelnemer ingevulde gegevens uitsluitend ten behoeve van zijn/haar projectdeelname en voor communicatie-uitingen en wervingsacties van World Servants.

World Servants biedt deelnemers  de service om het eventueel benodigde visum voor het project aan te vragen. World Servants gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met de hiervoor benodigde identiteitsbewijzen. Zij gebruikt deze enkel voor het doel van de aanvraag van het visum en buiten het moment van de daadwerkelijke aanvraag, worden de identiteitsbewijzen in een beveiligde kluis bewaard. Mocht ondanks deze maatregelen een identiteitsbewijs worden vermist, dan vergoedt World Servants de kosten van een nieuw identiteitsbewijs. World Servants is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgschade (zoals bijvoorbeeld identiteitsfraude) van zo’n vermissing.

Aansprakelijkheid World Servants

World Servants is niet aansprakelijk voor schade, verlies, diefstal, letsel of ongeval, berokkend aan deelnemers en hun goederen, ongeacht door welke oorzaak dit zou ontstaan. Wanneer door een onvoorziene oorzaak, zoals extreme weersomstandigheden, staking, kidnapping, oorlog e.d., schade ontstaat aan personen of goederen in welke vorm dan ook, kan World Servants hiervoor in geen enkel opzicht aansprakelijk worden gesteld.

Klachten

World Servants stelt alles in het werk om de projecten zo goed mogelijk te laten verlopen. Het is desondanks mogelijk dat er aan sommige verwachtingen niet wordt voldaan. Dit kan de deelnemer op het moment van constatering bij de hoofdleider melden. Als direct bespreken van de ontstane situatie niet mogelijk is of als de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kan deze uiterlijk twee maanden na afloop van het project schriftelijk en gemotiveerd worden gestuurd naar de directeur van World Servants. Het is eventueel ook mogelijk een klacht in te dienen bij de vertrouwenspersoon van de organisatie. De contactgegevens en de verdere klachtenprocedure is te vinden op worldservants.nl/klachtenprocedure. World Servants neemt contact op met de deelnemer voor afhandeling van de klacht.