Kim van der Molen
Algemene Cirkel
Projecten
Partnermeeting
IT & data
Purpose:
Met Jezus als voorbeeld en de overtuiging dat elk mens kan bijdragen aan een rechtvaardige wereld, wil World Servants mensen uitdagen om te dienen, zodat door gelijkwaardige interactie levens veranderd worden.
-
Facilitator
Purpose:
De governance en het dagelijkse werk van de cirkel verlopen volgens de GrondwetVerantwoordelijkheden:
- Faciliteren van de regelmatige Werkoverleggen van de Cirkel
- Faciliteren van het Governance-proces van de Cirkel
- Agenderen van nieuwe verkiezingen voor de verkozen Rollen van de Cirkel na het verstrijken van een verkiezingstermijn
- Beoordelen van de overleggen en vastlegging van een Subcirkel en uitroepen van een Procesverstoring indien van toepassing
-
Verantwoordelijkheden:
- Ondersteunen van collega's/cirkels in het werken met Holacracyprincipes
- Bewaken van implementatie en effectiviteit van Holacracy
- Meten van tevredenheid over werking van Holacracy en daar op anticiperen
- Inwerken van nieuwe collega's op het gebied van Holacracy
- Ontwikkelingen met betrekking tot Holacratisch werken volgen en (mogelijke) implicaties delen
-
Verantwoordelijkheden:
- Managen van projecten bij Nederlandse en buitenlandse partner organisaties
- Plannen, uitvoeren en evalueren van set-up reizen
- Onderzoeken, aangaan, onderhouden en afbreken van samenwerkingsrelaties met partner organisaties
- Beheren van materialen voor (onbeperkt) projecten
-
Verantwoordelijkheden:
- Samenwerken met leidersteam
- Briefen gebarentolken
- Contact onderhouden met voorzitters medisch team met betrekking tot screening en bereikbaarheid
- Contact onderhouden met coördinatoren vrijwilligersteams
- Bewaken voortgang expertiseteams
- Onderhouden teamondersteuning op Mijn World Servants
- Maken en onderhouden van beleid over inzet vrijwilligers
- Scouten talentvolle vrijwilligers
- Coördinatie en uitvoering vrijwilligersbedankje
- Bedanken vrijwilligers
Purpose:
Projecten in alle fasen goed gemanaged
-
Verantwoordelijkheden:
- Toewijzen van personen aan de rollen van de cirkel; monitoren van de rolgeschiktheid; geven van feedback om de rolgeschiktheid te verbeteren; faciliteren dat onderling feedback wordt gegeven; en zo nodig het opnieuw toewijzen van rollen aan andere personen om de rolgeschiktheid te verbeteren
- Verdelen van de middelen van de cirkel over de diverse projecten en/of rollen
- Vaststellen van prioriteiten voor de cirkel
- Vaststellen van indicatoren voor de cirkel
- Structureren van de governance van de cirkel om invulling te geven aan zijn purpose en verantwoordelijkheden
- Wegnemen van beperkingen in de cirkel voor het vervullen van de purpose en de verantwoordelijkheden van de supercirkel
-
Verantwoordelijkheden:
- Signaleren mogelijkheden tot verduurzaming in en vanuit projectlanden
- Thema's als duurzaamheid en rentmeesterschap bij partners onder de aandacht brengen
- Contact onderhouden met Climate Stewards
-
Facilitator
Purpose:
De governance en het dagelijkse werk van de cirkel verlopen volgens de GrondwetVerantwoordelijkheden:
- Faciliteren van de regelmatige Werkoverleggen van de Cirkel
- Faciliteren van het Governance-proces van de Cirkel
- Agenderen van nieuwe verkiezingen voor de verkozen Rollen van de Cirkel na het verstrijken van een verkiezingstermijn
- Beoordelen van de overleggen en vastlegging van een Subcirkel en uitroepen van een Procesverstoring indien van toepassing
-
Verantwoordelijkheden:
- Coördineren van algemene communicatie van World Servants richting partners en set-uppers
- Samenstellen en versturen van tweejaarlijkse nieuwsbrief aan partners
- Versturen kerstgroet aan partners
- Halfjaarlijks checken of communicatiekanalen richting partners up to date zijn (whatsapp, outlook,mailchimp)
- Input voor jaarverslag vanuit Project Cirkel schrijven/samenstellen
- Up-to-date houden van landen- en partnerpagina’s
-
Verantwoordelijkheden:
- Projectcontracten en amendementen (op)maken en afhandelen
- Betalingensopdrachten uitvoeren en bevestiging van ontvangst opvolgen
- Input jaarbegroting World Servants aanleveren
- Gebruik carfund afstemmen met @Financieel Beheer en @Fondsenwerving Fondsen & Stichtingen
-
Projectmanagement
voor Bolivia, Brazilië, Ecuador, Kenia, Malawi, Nederland, Panama, Zambia, Zuid-AfrikaPurpose:
Effectieve coördinatie van levensveranderende projectenVerantwoordelijkheden:
- Plannen/uitvoeren/evalueren set-ups
- Onderzoeken, aangaan, onderhouden en afbreken van samenwerkingsrelaties met partnerorganisaties
- Vertegenwoordigen projectland binnen World Servants
- Managen projecten bij Nederlandse en buitenlandse partners
- Administreren projectzaken bij zuidelijke partners in Project Connect
- Informeren leiders en betrokkenen over projectgerelateerde zaken via mail/live/website
- Invullen/aanvullen/uitwerken inhoudelijke documenten in Project Connect
- Beoordelen nieuwe partners/projecten
- Coördineren/voorbereiden/uitvoeren van online meetings met partners en vrijwilligers
- Houden van meetings met collega’s over gezamenlijke belangen (bijvoorbeeld fondsenwerving)
- Beheren en uitvoeren financiële taken PM-projecten
- Signaleren van (veiligheids-)issues
- Operationeel plan maken Projecten cirkel
- Input leveren voor strategisch plan World Servants
- Jaaranalyse Projecten cirkel maken
- Contact onderhouden met voorzitter SU team
- Opstellen en afsluiten MOU's met partners
-
Verantwoordelijkheden:
- Set-up documenten inhoudelijk voorbereiden (incl. ToR)
- Checken en bijwerken checklist per project
- Monitoren jaarplanning Projecten Cirkel
- Toevoegen bouwtekeningen op webpagina nieuwe projecten
- Updaten contactgegevens partners in Project Connect en FSPs
- Checken of alle info voor nieuwe projecten klaar staat voor lancering projecten
- Bijwerken Field Security Plans (FSP) nav. input MinBuza
- Projectcyclussen updaten tbv ToR’s
- Verzamelen en klaarmaken van documenten Projecten cirkel voor HOA en uitzwaaienvelop
- Klaarmaken materialen voor trainingsdag bouwleiders
- Verzamelen en uploaden ICE gegevens set-uppers en partnerinformatie in MPO
- Doorlopen checklists bij starten/stoppen contactpersoon partner en set-uppers
- Controleren MOU's op geldigheid
- Projectmappen aanmaken op sharepoint voor nieuwe projecten
- Controleren van Contactpersoon (van partner) in geval van nood en Tekenbevoegde in PF nav info uit set-up
Purpose:
Een leerzame, aansprekende en goed georganiseerde partnermeeting
-
Domeinen:
- Alle vastgelegde governance van de cirkel
Verantwoordelijkheden:
- Plannen van regelmatige Werkoverleggen voor de Cirkel
- Vastleggen en delen van de uitkomsten van het Werkoverleg
- Plannen van de Roloverleggen van de Cirkel
- Vastleggen en delen van de uitkomsten van het Governance-proces van de Cirkel
- Op verzoek interpreteren van de Grondwet en alles wat daaruit voortvloeit
Purpose:
IT optimaal inzetten, nu en in de toekomst
-
Facilitator
Purpose:
De governance en het dagelijkse werk van de cirkel verlopen volgens de GrondwetVerantwoordelijkheden:
- Faciliteren van de regelmatige Werkoverleggen van de Cirkel
- Faciliteren van het Governance-proces van de Cirkel
- Agenderen van nieuwe verkiezingen voor de verkozen Rollen van de Cirkel na het verstrijken van een verkiezingstermijn
- Beoordelen van de overleggen en vastlegging van een Subcirkel en uitroepen van een Procesverstoring indien van toepassing
-
Projectdigitalisering
Purpose:
Project management software optimaal in gebruik door partners, vrijwilligers en Projecten cirkelVerantwoordelijkheden:
- Ontwikkelen van Project Connect (PC) tbv Projecten cirkel
- Halfjaarlijks checken en waar nodig aanpassen van instructies PC nav nieuwe release PC
- Testen features nieuwe release Project Connect
- Bijwonen partnermeetings Project Connect