Het World Servants-jaartraject

Deelnemers werven en opstarten

Of je nu voor het eerst een plaatselijke groep opstart of dat voor de tiende keer doet, een actiejaar begint altijd met een presentatie. In die presentatie vertellen we wat World Servants doet, waarom we dat doen en hoe je mee kunt doen. We vertellen ook hoe een project praktisch is vormgegeven en wat een project kost. Een team van enthousiaste presentatoren wil de presentatie graag verzorgen. Neem contact op met je groepscoach of kijk op worldservants.nl/presentatie om een presentatie aan te vragen. Presentaties zijn door het hele jaar mogelijk. Waarom wachten als je nu al enthousiasme kan losmaken!?

Bij die presentatie moeten natuurlijk wel potentiële deelnemers aanwezig zijn. Daarom is het belangrijk om in de periode voorafgaand aan de presentatie deelnemers te werven.  Een persoonlijke benadering werkt het beste. Ken jij de tieners goed? Nodig hen dan persoonlijk uit. Ken je ze minder goed? Vraag dan de jeugdleiders om hen uit te nodigen. Wij kunnen je ondersteunen met flyers waarop in het kort beschreven staat wat World Servants doet. Andere methoden die je in kunt zetten om de doelgroep te bereiken zijn artikelen in het kerkblad en de lokale krant, sociale media en mond-tot-mondreclame. Denk er ook over na om tieners uit andere kerken te betrekken. Vergeet niet om de ouders van de tieners ook uit te nodigen bij de presentatie.

Na de presentatie kun je de aanwezige deelnemers een bepaalde tijd bedenktijd geven, bijvoorbeeld twee weken. Binnen die bedenktijd geven ze bij jou aan of ze  definitief mee gaan doen. Daarna plan je zo snel mogelijk een Kick-Off. Vanuit World Servants komt er iemand helpen met de schets van jullie actiejaar. Je brainstormt over acties, maakt afspraken met elkaar én maakt een plan wanneer welke acties het beste kunnen worden uitgevoerd. Je ontvangt een template om een begroting te maken. Als je denkt dat het zinvol is, kun je de actieplanning en begroting ook bespreken met de diaconie, met name als je hun steun (praktisch en/of financieel) later in het traject nodig denkt te hebben. Onze medewerker actiegroepen is altijd beschikbaar voor vragen.

Het is goed om bij het maken van de begroting op de hoogte te zijn van de betalingstermijnen. Gedetailleerde informatie daarover vind je op worldservants.nl/betalingstermijnen. Heb je overigens al nagedacht over een eventuele eigen bijdrage die de deelnemers moeten betalen? €500,- voor scholieren en studenten en €750 voor werkende deelnemers is een vaak gebruikt bedrag. Deelnemers krijgen tenslotte een ontzettend gave ervaring en het is een goed verhaal richting je sponsoren.

Via worldservants.nl/projecten kunnen deelnemers bekijken aan welk project ze willen deelnemen en zich daarvoor aanmelden. Deze projecten zijn beschikbaar van het Pinksterweekend, het jaar voor het project. Het is goed om zo snel mogelijk aan te melden om teleurstellingen te voorkomen. Bespreek voordat je deelnemers zich aanmelden waar je naar toe gaat. Ga je allemaal naar hetzelfde project, of laat je de deelnemers hun eigen project kiezen?

Na de aanmelding wordt aan deelnemers gevraagd hun eerste aanbetaling over te maken, en op hen persoonlijke account op de website een korte vragenlijst in te vullen. Zodra ze dat hebben gedaan wordt hun aanmelding definitief.

Actievoeren

Zodra de aanmeldingen bevestigd zijn, kun je beginnen met het organiseren van fondsenwervende acties om de deelnemersbijdragen te dekken. Tips voor de fondsenwerving vind je op worldservants.nl/actietips en ideeën voor acties vind je op het actieplatform.

Na je aanmelding maak je als eerste een pagina op het Actieplatform aan. Het actieplatform is een gedeelte op onze website waar je groep zich ontzettend gemakkelijk kan presenteren en fondsen kan werven voor jullie project. Je kunt acties aanmaken, die je vervolgens deelt via alle sociale media, e-mail en Whatsapp. Je achterban kan de actie vervolgens sponsoren. Op het actieplatform komt dus alle sponsoring binnen. Cash geld kan je verzamelen en ook op je eigen actiepagina storten. Het versturen van een factuur is ook mogelijk. Klik er maar een paar minuutjes rond, dan merk je vanzelf hoe gemakkelijk alles gaat.

In de bevestiging die iedere deelnemer krijgt, staat een link naar Mijn World Servants. Mijn World Servants is de plek waar de to do’s staan voor het project. Op de projectpagina van je project vind je meer informatie over het project zelf.

Meld jij je aan als groepsleider? Dan krijg je gedurende het jaar een uitnodiging voor een bijeenkomst voor groepsleiders. Daar kom je in contact met andere groepsleiders uit je regio, zodat je ervaringen kunt delen en van hen kunt leren.

Het is goed om de deelnemers ongeveer drie maanden voor vertrek een afspraak te laten maken bij de GGD, in verband met eventuele inentingen. Deelnemers die informatie moeten aanleveren voor een visum krijgen daarover van World Servants persoonlijk bericht.

Eind april of begin mei is het voorbereidingsweekend. Deelnemers ontmoeten daar de andere leden van hun groep en worden voorbereid op hun project. Alle informatie over het voorbereidingsweekend vind je op worldservants.nl/voorbereidingsweekend. Leiders of deelnemers die bijzondere taken vervullen volgen ook andere trainingen. Die vind je op worldservants.nl/trainingsagenda. Overigens geldt voor alle trainingen dat je daar persoonlijk voor wordt uitgenodigd.

Het heeft de voorkeur dat je de laatste fondsenwervende actie voor het voorbereidingsweekend afrondt. Idealiter richten de deelnemers zich voor het voorbereidingsweekend op de deelnemers in hun plaatselijke actiegroep, en na het voorbereidingsweekend op de leden van de groep met wie ze op project gaan.

Het project

Als je niet mee gaat, heb je als actiegroepleider gedurende de projecten geen officiële rol. Op worldservants.nl vind je tijdens de projectzomer nieuwsberichten van alle projecten. Als er een nieuwsbericht online komt van een project waar jouw deelnemers zijn, is het leuk om dat te delen in het netwerk van de groep (bijvoorbeeld in de kerk of op de socials van de groep). Zo blijft de achterban op de hoogte van alle belevenissen op project!

Rond deze tijd kun je ook nadenken over een volgend jaar. De ervaring leert dat wanneer er in een kerk een enthousiaste groep deelnemers actief is, dat andere jongeren enthousiast maakt om in het volgende jaar ook te gaan. We denken graag met je mee over het voortzetten van het World Servants-traject.

Natraject

In het tweede of derde weekend van september is het World Servants Festival. We raden je sterk aan om hier met je groep naar toe te komen. Op dit festival draait het niet alleen om ontmoeten, maar ook om het vertalen van je ervaring in het buitenland naar concrete actie in Nederland. Deelnemers geven altijd terug dat het Festival hun World Servants-ervaring nog extra heeft versterkt.

Vergeet niet om, eventueel samen met de stuurgroep, de deelnemers in staat te stellen hun vaardigheden in te gaan zetten in de kerk. Zorg dat deelnemers de betrokkenheid bij de kerk, die zich vaak ontwikkelt gedurende het traject, blijven vasthouden.